“Een goede implementatie is het halve werk,” vertelt Lea de Vries, projectleider bij SARA. Met haar pragmatische aanpak en die van collega Hans Verbist helpen ze zorgteams om SARA succesvol te integreren in hun dagelijkse werkprocessen. Niet in één keer, maar stap voor stap. “We werken volgens het principe: voordoen, samen doen, zelf doen. Zo maken we de leercurve voor zorgmedewerkers extra behapbaar.”
De implementatie start met een gedegen voorbereiding. “In vier weken brengen we de huidige situatie van de afdeling in kaart met een stakeholdersanalyse en een innovatievolwassenheidsscan. Dit geeft inzicht in mogelijke risico’s,” legt De Vries uit. “Het gaat hierbij niet om technische vaardigheden, maar vooral om de cultuur rondom zorgtechnologie.” Deze fase eindigt met een kick-off waarbij we de juiste stakeholders informeren over de gekozen werkwijze. Natuurlijk laten we SARA achter, zodat ze gelijk met haar aan de slag kunnen.
Minder complex dan je denkt
Teammanagers die opzien tegen wéér een nieuw initiatief, kunnen gerust zijn. “Het gebruik van SARA is geen hogere wiskunde,” benadrukt Lea. “De techniek is niet moeilijk. Het gaat vooral om hoe je het toepast in je werk zodat het blijvend effect heeft. SARA levert veel meer op dan de relatief kleine tijdsinvestering die een zorgmedewerker doet. Die verdien je uiteindelijk dubbel en dwars terug in zorgcapaciteit. Teams die SARA gebruiken, winnen al snel een uur per dag aan tijd die ze eerder kwijt waren aan routinetaken. Dit loopt al snel op tot wel drie uur per dag. Die vrijgekomen tijd kunnen ze besteden aan wat écht belangrijk is: persoonlijke aandacht voor cliënten.”
Praktijkgericht: midden in de zorg
Een van de meest gehoorde bezwaren bij nieuwe technologie in de zorg, is tijdgebrek. Hoe gaat het SARA-team hiermee om? “Vooral tijdens de implementatiefase ‘voordoen’ zijn we veelvuldig aanwezig om te observeren en waar nodig advies te geven. Wij passen ons aan de tijden van zorgmedewerkers aan. Ik zeg altijd: geef mij maar een plekje in de huiskamer waar ik op mijn gemak kan kijken en werken. Kom gerust naar me toe als je vragen hebt of ik je ergens mee kan helpen. Teaching on the job is onderdeel van onze aanpak. We observeren veel en geven daarna feedback: wat gaat goed, wat nog niet? Zo helpen we de boel op te lijnen, zodat SARA optimaal ingezet kan worden.”
Van weerstand naar enthousiasme
Weerstand tegen nieuwe technologie is niet ongewoon. “Veel zorgmedewerkers schatten SARA vooraf complex in. De laagdrempeligheid wordt niet altijd direct gezien. Het gaat nog te vaak over de beoordeling van het product in plaats van de vraag of je hiermee je zorgdoel kunt behalen.” Ook familie is soms bezorgd. “Familieleden zijn eerst soms bang dat SARA zorgactiviteiten overneemt, bijvoorbeeld douchen en aankleden. Maar als ze SARA zien, zeggen ze: ‘Oh, is dat alles?’ En zijn ze juist blij dat hun naaste er zoveel profijt van heeft.”
Verrassende resultaten
De implementatie van SARA levert vaak onverwachte successen op. “We hebben voorbeelden van mensen die activiteiten kunnen doen waarvan het zorgpersoneel nooit had gedacht dat ze dat konden. Ze krijgen ineens een andere prikkel, ontspannen ineens, of worden juist alerter.” SARA is uiterst effectief bij de beïnvloeding van gemoedsrust. Zowel bij mensen met zichtbaar signaalgedrag, zoals roepen of lichamelijke onrust, maar ook bij mensen die apathisch gedrag laten zien. “Vaak wordt gedacht dat onrustige mensen de meeste aandacht vragen, maar het kost misschien wel net zoveel tijd en energie om apathische mensen actief en gemotiveerd te krijgen. Probeer maar eens iemand te laten staan die in zichzelf is gekeerd en je niet opmerkt, dat is hartstikke lastig. Heeft SARA een persoon alert gehouden of gemaakt, dan kan de zorgmedewerker deze persoon in een tel laten opstaan. Er is contact en aandacht voor elkaar.”
De cruciale factor: draagvlak creëren
Voor een succesvolle implementatie is draagvlak essentieel. “We streven ernaar dat zestig procent van het team een mate van enthousiasme heeft. Deze medewerkers zorgen er meestal voor dat de rest vanzelf volgt. Belangrijk daarin is om positieve ervaringen te delen met collega’s. Zet het team in het zonnetje, waardeer wat ze doen, maak een intranetbericht, belicht het optimisme in een social media post, laat ze schitteren. Immers de zorgmedewerkers zijn de drijvende krachten!”
Blijvende ondersteuning
Ook na implementatie blijven de lijnen kort. “We blijven support leveren. Ons doel is: geen enkele SARA in de kast. We willen optimale inzet! Daarom hebben we elk kwartaal contact met de afdeling om te horen wat goed gaat en wat er veranderd is. Zo nodig spelen we daarop in.”
Tastbare resultaten
De tijdwinst is merkbaar, blijkt wel uit reacties van zorgprofessionals: “Zo hoorden we even geleden het verhaal van een cliënt bij tanteLouise die er een gewoonte van had gemaakt om elke vijf minuten te bellen. Door de inzet van SARA, is deze mevrouw veel rustiger en belt ze nauwelijks nog. Door de tijdswinst die dit oplevert, kan het zorgpersoneel meer aandacht aan andere cliënten besteden.”